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张工 2022-06-13 20:24:55 阅读:95
  

  编辑导语:一个优秀的PPT背后一定有很多技巧。可以说,一份合格优秀的PPT是产品经理必备的工作要求。本文作者分享如何运用结构化思维创作优秀的PPT。让我们一起来学习吧。


产品经理必备


  PPT的名字,诞生初期是“Presenter”,后来改名为“Power Point ”,意思是――让观点更有力量。作为产品经理,或者其他运营、技术类的角色,制作优秀的PPT绝对是必备技能之一。本文将介绍如何运用结构化思维打造一份优秀的PPT,并教你一些常用的PPT技巧,让你的观点更有说服力。

一、第一步:运用情境分析法(SCQA)来讲述你的故事


产品经理必备


  近年来,“讲故事”在学术界、市场、商业等诸多领域被频繁提及。

  这样做的根本是将作家写小说的叙事技巧运用到商业实践中,让我们的听众、客户、合作伙伴、利益相关者更快地理解我们的观点、接受我们的方案,与我们达成真正的共情。

  作家写小说,往往遵循“从头到尾”的写作方法。在商业实践中,为了讲好一个“商业故事”,制作出一个具有结构化思维的优秀PPT,还可以充分利用情景分析(SCQA)。

  SCQA来自麦肯锡顾问芭芭拉明托写的《金字塔原理》一书,其中S、C、Q、A分别代表:

  我们现在在Situation(情景):?处于什么样的情况?背景是什么?我们面对的是什么样的事实?Complication(冲突):目前正在发生什么样的问题?我们遇到过什么样的挑战或危机?为什么Question(疑问):?会出现这种情况?深层原因是什么?我现在该怎么办?Answer(回答):,我们对上述问题的回答是什么?我们可以采取什么样的解决方案?SCQA的顺序并不固定,就像作家经常使用“倒叙”、“插入”等写作手法一样。

  我们在用PPT讲一个商业故事的时候,也可以调整SCQA四个要素的顺序:比如先提一个,营造一种开门见山的效果,让受众先直接了解方案,然后慢慢了解方案的输出过程。

  或者先提C,率先描述用户的痛点和棘手挑战,将“焦虑”注入观众心中,再提出解决方案,帮助观众扫除后顾之忧。

  想要制作出一个结构清晰的优秀PPT,第一步就是要明确整个PPT的结构和故事线,确定整个PPT会大致分为几个部分,每个部分之间的顺序,以及每个部分的开场白、主要内容和结论。

  在这一步,运用情景分析(SCQA)的原理,尝试呈现一个更有吸引力、更有说服力的商业故事。

  书中

二、第二步:运用MECE原则,结构化你的每一页PPT


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   《金字塔原理》还首次提到了MECE(互斥统称穷举)原理,多年来一直被视为咨询和商业领域的标准。

  MECE的意思是“独立和疲惫”,这是一个帮助人们思考和分析的结构化工具。

  在画PPT的时候,人们经常会犯一个错误,就是在PPT上堆砌大段文字。乍一看像是用Word写的,违背了PPT“让创意更强大”的初衷。

  当你的PPT看起来充满文字或者缺乏明显的结构时,你就要提高警惕,尝试使用以下MECE技巧,让你的PPT更有吸引力和说服力:

  根据不同的维度拆分比较你在二分法:的PPT上的内容。比如,当我们想让受众相信采用我们的方案可以极大地优化产品体验时,可以拆分“现状”和“未来”两个维度来描述当前和改革后的用户体验之旅,让受众更清晰地感受到方案的优势。过程法:,当我们画PPT

,可以跳出来思考一下,是否可以采取某种线性时间顺序、或是空间顺序来串连我们PPT上的每一种元素?比如,当我们想要描述用户的切实体验时,与其以文字的形式来一一描述,不如设定出具体的场景,而后绘制一条清晰的时间轴,描绘用户在该场景中的操作步骤,以及他在每一步骤中的心情与体验。
  • 要素法:要素法的根本即是归纳与提炼;当我们的PPT上充斥着大量文字时,不妨静下来思考一下,在这些密密麻麻的文字之间,是否存在着可供提炼的要点/特征/要素/性质?如果有,我们应当将其抽象出来,提炼而后升华。
  • 公式法:每个人都在追逐成功,那么成功到底应该如何达成?爱因斯坦说:成功=X+Y+Z,也就是艰苦劳动+正确方法+少说废话;爱迪生说:成功=99%的汗水+1%灵感;谷爱凌说:成功=99%的努力+1%的幸运。无论成功到底等于什么,他们表达观点时的描述方式,均是“公式法”的一种呈现。
  • 矩阵法:在咨询顾问的工作中,矩阵法可能非常之常见,且常常与二分法、要素法等结合运用;比如,当我们想要分析某家公司的数字化现状时,我们可以首先采取二分法及要素法,划分出战略、执行、市场、组织等多个维度,之后将这些维度绘制成矩阵式的象限图,在视觉呈现上更具力量。
  • 三、第三步:运用PPT技巧,提升可视化效果

      通过情境分析法(SCQA),我们拥有了清晰的、引人入胜的故事线,建立了PPT的整体框架与结构。

      通过MECE原则,我们对每一页PPT进行了结构化调整。

      那么,最后一步,即是从视觉表达的角度着手,运用PPT的常见技巧,对我们的PPT进行可视化效果的优化提升。

    1. STEP 1:根据你的受众,决定你的PPT风格

      PPT从头到尾的风格应当保持一致,如果风格参差不齐、或是有明显差异,会削弱你的观点与方案,让我们的听众产生“凌乱”、“跳跃”等不佳印象。

      PPT是一种表达观点的工具与载体,因此在决定PPT的风格时,我们应当首先考虑我们的受众是谁,而不是思考我们自己喜欢怎样的风格、我们现在有哪些可以直接可以拿来套用的模板。

      如果是面向上级、客户,那么风格应当较为严肃、商务大方。

      如果是较为轻松的分享、演讲,那么风格可以相对较为活泼、明快。

      在确定风格时,应当从多个维度进行综合考虑,包括受众的地点(国外/国内)、性别(男/女)、年龄层(青年/中年/老年)、所处行业及公司等。

      如果在我们的受众之中,存在具有决策权、或较大影响力的关键利益相关方,那么最好还是优先考虑他的审美偏好。

    2. STEP 2:根据你的风格,决定你的PPT配色

      决定了PPT的风格之后,我们就可以进一步确定PPT的配色。

      如果是商业性质的PPT,在考虑配色时,应当首先考虑我们所在的企业、或是客户所在的企业平时常用的配色,尽量向其靠拢。

      如果并无特殊限制,那么就可以结合风格来确定配色,例如蓝色、黑色、灰色、白色多用于严肃商务的PPT,而绿色、粉色、黄色等多用于轻松明快的PPT。

      在选取PPT的配色时,有以下几个可以运用的小技巧:

    1. 取色器:PPT中自带取色器(Eyedropper),可以用它来取到你理想的色彩;
    2. HSL模式:在调整颜色时,可以将模式切换至“HSL模式”,对其进行细粒度的调整;比如调低颜色的Sat值,可以降低色彩的饱和度,让其看起来更为柔和;
    3. 调整透明度:在绘制PPT时,我们经常需要运用同一种颜色的不同深浅程度,那么此时就可以通过调整同一种颜色的透明度(Transparency)来实现,省去了寻找和挑选多种颜色的时间;
    4. 线上配色工具:如果缺乏配色灵感,可以借用一些配色工具来寻找灵感的火花,比如Color Uisdc、Color Hunter、Adobe Color、Color Drop等平台都提供了许多可以借鉴的配色范例。

    3. STEP 3:灵活运用多种渠道,寻找可用的PPT资源

      所谓PPT资源,一般包括模板资源、字体资源、图标/图片/图表资源、插件资源等。

      此处提醒一下,如果是商用性质的PPT,请务必确保PPT内所使用的一切资源都是可商用的、有版权许可的,及时规避法律风险。

      在寻找PPT资源时,有以下推荐的工具及平台:

    • 模板资源:PPT Store、稿定设计、Canva可画等;
    • 图标资源:Icon Font、Flat Icon、或是PPT内自带的图标(Icons)等;
    • 图片资源:各大图片搜索引擎、花瓣网、Unsplash等;
    • 字体资源:字魂、字由、iFonts等;
    • 插件资源:iSlide、OneKey Tools等;

    4. STEP 4:运用PPT技巧,让你的图文焕发光彩

      在处理图片方面,如果你想让你的配图更为美观或更具力量,可以尝试着使用以下PPT小技巧:

    • 裁剪为形状(Crop To Shape):将图片裁剪为指定形状,可以让它看起来没有那么的朴实无华;
    • 删除背景(Remove Background):很多人不知道的是,PPT本身具有抠图这一强大功能,无需借用PhotoShop或是美图秀秀等工具平台;
    • 图片修正/调色/艺术效果(Corrections/Colors/Artistic Effect):在PPT内,用户可以调整图片的色调、明亮度、锐化度等参数,或者附加艺术效果,让它更为清晰、不再暗沉;
    • 图片效果(Picture Effects):较为常用的效果包括为图片增加阴影、反射的倒影等,如果使用恰当,可以增加图片的质感;
    • 蒙版:有时我们所用到的背景图或是配图的颜色较为跳跃、复杂,可能不适合作为背景,或是会破坏整个PPT的色调,那么我们就可以在图片上叠加一层蒙版,也就是一个带有透明度的形状,帮助整个图片的色调更为统一。蒙版的形状往往是长方形或圆形,颜色往往选择黑、灰、白等颜色。

      此外,除了图片之外,我们也常常需要在PPT内绘制形状。在处理形状方面,可以运用的技巧包括:

    • 填充(Shape Fill):用图片或者渐变色来填充形状,在恰当使用时,会有很强的视觉效果;
    • 调整线框(Shape Outline):可以调整线框的颜色、粗细、类型、透明度等,其中素描风格(Sketched Style)可以做出类似手绘的效果;
    • 透明度(Transparency):调整形状的透明度,在恰当使用时,可以让颜色更为柔和、整体更有设计感;
    • 手绘线条(Scribble):很多人不知道的是,在PPT内是可以随意绘制任意线条的。在某些情况下,通过插入一些手绘线条,能够增强PPT的视觉表达效果。

      而在处理文字方面,可以运用的技巧包括:

    • 填充(Text Fill):用图片或者渐变色来填充文字,在恰当使用时,会有很强的视觉效果;
    • 调整字间距或行距(Spacing):PPT可以调整字间距、行距、段落间距,让内容更为清晰;
    • 对齐(Align):选择多个文本框后,可以进行水平对齐、垂直对齐、平均分布;
    • 文字效果(Text Effects):较为常用的效果包括为文字增加阴影、反射的倒影等,比如增加阴影这一操作,就非常适用于深色背景搭配浅色文字的场景;
    • 文字排版:在文字排版方面,为了突出重点内容,可以参考下图,从文字的大小、虚实、粗细、明暗等多个方面着手进行优化。
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    四、结语

      希望本文能够帮助你了解更多PPT技巧、结构化思维工具,并将其应用于功能演示/产品宣讲/项目竞标/工作述职/商业分析等多种领域当中。

      PPT的宗旨是“让观点更有力量”,希望本文也能让你的观点更具说服力与表现力,最终呈现出一份较为美观的、结构清晰的PPT。

      作者:张璇Maria;微信公众号:玄思Wit。资深斜杠青年,专注IT咨询/售前/TOB产品设计/交互设计/数字化转型/数字化运营等领域知识的分享。

      本文由 @张璇Maria, 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

      题图来自 Unsplash ,基于 CC0 协议。

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